HARTMANN attache la plus grande importance à la protection des données personnelles et de la vie privée de ses clients, prospects, partenaires professionnels comme de tout utilisateur de ses sites Internet et applications.

La présente Politique de protection des données personnelles décrit les types de données personnelles qu’HARTMANN peut être amenée à collecter vous concernant ainsi que la manière dont HARTMANN et ses sous-traitants peuvent être amenés à les utiliser.

Toutes les opérations sur vos données personnelles sont réalisées dans le respect des réglementations en vigueur et notamment le Règlement n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données et la loi n°78-17 « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978 modifiée.

1 - DEFINITIONS

Les termes suivants auront la signification suivante :

Une « Donnée à caractère personnel » désigne toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement.

Un « Traitement de données à caractère personnel » désigne une opération, ou ensemble d’opérations, portant sur des données personnelles, quel que soit le procédé utilisé (collecte, enregistrement organisation, conservation adaptation, modification, extraction consultation, utilisation, communication par transmission ou diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, rapprochement).

Le « Responsable du traitement » est la personne morale ou physique qui détermine les finalités et les moyens d’un traitement, c’est à dire l’objectif et la façon de le réaliser. En pratique et en général, il s’agit de l’organisme privé ou public, incarné par son représentant légal.

Un « Sous-traitant » désigne la personne physique ou morale ou tout autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du responsable du traitement.

Un « Tiers autorisé » désigne l’autorité publique, le service ou l’organisme qui peut accéder à certaines données contenues dans des fichiers publics ou privés parce qu'une loi l'y autorise expressément.

2 - RESPONSABLE DE TRAITEMENT ET COORDONNÉES

Avez-vous des questions générales ou des commentaires sur cette politique de protection des données ou des questions spécifiques sur le traitement de vos données ? Nous y répondrons avec plaisir. Sur demande, nous pouvons également rectifier, compléter ou supprimer vos données personnelles et nous respecterons vos autres droits relatifs à vos données personnelles.

3 - BASE LÉGALE SUR LAQUELLE REPOSE LES TRAITEMENTS DE DONNÉES

Les traitements de données reposent :

• Soit sur la mise en place et l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles à la demande de la personne concernée (par exemple, réalisation d’un devis ou d’une offre commerciale, exécution du contrat et/ou du service; gestion des paiements, livraisons et facturations; traitement à la suite d’une réclamation; communication par téléphone, e-mail, fax, chat en direct, appel vidéo et autres canaux).
• Soit sur la nécessité de respecter les obligations légales ou réglementaires en vigueur (par exemple, la conservation de données dans le cadre du contrôle par des organismes tiers légalement habilités).
• Soit sur le consentement des personnes concernées (par exemple, l’envoi à nos prospects d’offres et informations, par courriel électronique, sur nos produits et services, la réalisation d’enquêtes sur nos sites Web; l’analyse de l'utilisation de nos produits, services et sites Internet; la personnalisation des offres sur Internet, publicité ou étude de marché et d'opinion, dépôt de certains cookies).
• Soit sur la nécessité de satisfaire aux intérêts légitimes d’HARTMANN (par exemple, l’envoi à nos clients d’offres et informations, par courriel électronique, sur nos produits et services, détection de fraudes; gestion des avis sur nos produits et services; authentification et sécurisation des comptes en lignes et outils mis à disposition ; communication par téléphone, e-mail, fax, chat en direct, appel vidéo et autres canaux ; envoi d'échantillons, de primes, de produits et d'informations; fourniture d'offres et d'informations spécifiques à l'utilisateur sur nos produits et services; enquêtes sur nos sites Web; personnalisation des offres sur Internet, par e-mail, fax et autres canaux; détermination de l'efficacité de nos publicité).

ARTICLE 3 - FINALITÉS DES TRAITEMENTS DE DONNÉES A CARACTERE PERSONNEL

Dans le cadre des services proposés et l’exploitation de ses sites Internet et applications, HARTMANN collecte des données vous concernant.

Plus particulièrement, HARTMANN pourra être amenée à collecter et utiliser vos données personnelles pour mettre en œuvre les services proposés, notamment via ses sites et applications, et pour répondre à une ou plusieurs des finalités, dont les principales sont listées ci-dessous :

• La gestion de demandes d’informations, de documentation.
• La gestion des commandes, vente en ligne et la relation clients auprès des professionnels (contrats, devis, paiement, livraison, facturation, création de comptes clients, suivi clients, réclamations, etc.).
• La gestion des commandes, vente en ligne et la relation clients auprès de consommateurs (contrats, devis, paiement, livraison, facturation, création de comptes clients, suivi clients, réclamations, etc.).
• La prospection commerciale.
• L’envoi de communications commerciales par courriel électronique auprès des clients et prospects (informations commerciales, actualités, invitations etc.).
• La personnalisation d’offres sur ses sites Internet.
• La gestion du réseau de développement professionnel, via notamment la plateforme HARTMANN Link.
• La participation aux évènements proposés par HARTMANN.
• L’organisation de jeux-concours organisés par HARTMANN.
• La publication d’images et vidéos, à but institutionnel, dans le respect du droit à l’image.
• La gestion des avis des personnes, enquêtes de satisfaction, études de marchés ou d’opinion.
• La gestion des candidatures et recrutements.
• La gestion des partenaires, fournisseurs et interlocuteurs professionnels d’HARTMANN.
• La prévention contre la fraude.
• La sécurisation de ses sites et applications.
• Le dépôt de cookies sur ses sites, nécessitant le consentement de l’utilisateur.

Par ailleurs, HARTMANN pourra être amenée à collecter des données à caractère personnel pour d’autres finalités, en vous informant préalablement.

4 - CATÉGORIES DES DONNÉES PERSONNELLES TRAITÉES

Dans le cadre de l’exploitation de ses sites Internet et de manière générale, HARTMANN est susceptible de collecter et utiliser vos données personnelles dans le cadre de l’exercice de ses missions.

Préalablement à la collecte des données, vous serez généralement informé si les données personnelles sollicitées doivent obligatoirement être renseignées ou si elles sont facultatives.

Les données identifiées par un astérisque (*) au sein d’un formulaire d’inscription ou de collecte sont obligatoires. A défaut de les fournir, l’accès aux services et leur utilisation par la personne concernée sera impossible ou une demande liée à un formulaire ne pourra être satisfaite.

Les autres sont facultatives et leur non-fourniture ne remettra pas en cause la délivrance des services ou les réponses à des demandes de renseignement, bien qu’elles puissent en limiter la pertinence.

Plus particulièrement, les données personnelles susceptibles d’être collectées auprès de vous, au travers des supports d’HARTMANN sont principalement :

• Données d’identification et de contact : nom; prénom; civilité; date de naissance; adresse postale; numéro de téléphone; adresse de courrier électronique.
• Données relatives au suivi de la relation commerciale : demandes de documentation, demandes d’essai, produit , acheté, service ou abonnement souscrit, quantité, montant, périodicité, adresse de livraison, historique des achats et des prestations de services, retour des produits, origine de la vente (vendeur, représentant, partenaire, affilié) ou de la commande, correspondances avec le client et service après-vente, échanges et commentaires des clients et prospects, personne(s) en charge de la relation client.
• Données relatives à certains produits ou services achetés: sexe, taille, niveau d’incontinence, niveau de mobilité.
• Données relatives aux moyens de paiement : numéro de carte de crédit (à des fins de transaction ou de réservation), modalités de règlement, adresse de facturation, coordonnées bancaires, etc.
• Données relatives à la transaction : numéro de la transaction, le détail de l’achat, de l’abonnement, du bien ou du service souscrit.
• Données relatives aux règlements des factures : modalités de règlement, remises consenties, reçus, soldes et impayés.
• Données nécessaires à la réalisation des actions de fidélisation, de prospection, d’étude, de sondage, de test produit et de promotion.
• Données relatives à l’envoi de communication commerciale et à l’inscription aux lettres d’information (newsletter) : civilité, nom, prénom, adresse de courrier électronique.
• Données relatives aux contributions des personnes qui déposent des avis sur des produits, services ou contenus.
• Données relatives aux candidatures: CV; dossier de candidature.
• Données relatives aux clients, prospects, fournisseurs et partenaires professionnels : fonction, nom de la société, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel.
• Données de connexion sur les espaces clients ou les espaces professionnels: identifiants crées, adresse IP, code, pages consultées par l’utilisateur, date et l’heure de la consultation.
• Données relatives aux cookies et traceurs: adresse IP, les pages consultées par l’utilisateur, la date et l’heure de la consultation.

5 - MESURES DE SECURITE

Compte tenu de l’évolution des technologies, des coûts de mise en œuvre, de la nature des données à protéger ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes, HARTMANN met en œuvre toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité des données à caractère personnel collectées et traitées et un niveau de sécurité adapté au risque.

6 - COMMUNICATION DE DONNEES A CARACTERE PERSONNEL AUX SOUS-TRAITANTS ET TIERS AUTORISÉS

Les données à caractère personnel collectées sur ses sites sont principalement à destination des services internes d’HARTMANN et ses entités affiliées, habilités à en prendre connaissance.

Pour répondre à certaines finalités et services proposés, les données à caractère personnel collectées peuvent être communiquées aux sous-traitants d’HARTMANN. Dans le cas où HARTMANN confie les activités de traitement de données à des sous-traitants, elle fait uniquement appel à des sous-traitants qui présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées de sorte que le traitement réponde aux exigences de fiabilité et de sécurité requises par la réglementation applicable et garantisse la protection des droits des personnes.

Conformément à la réglementation en vigueur, vos données personnelles peuvent être transmises aux tiers autorisés (organismes publics, autorités judiciaires, auxiliaires de justice et officiers ministériels) par une disposition législative ou réglementaire, dans le cadre d’une mission particulière ou de l’exercice d’un droit de communication.

7 - TRANSFERT DE DONNÉES HORS UNION EUROPÉENNE

Si HARTMANN est amenée à traiter des données personnelles dans un pays tiers (c'est-à-dire en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE)) ou si cela est fait dans le cadre de l'utilisation des services de tiers ou si des données personnelles sont divulguées ou transférées à des tiers, cela n'aura lieu que si cela est fait pour remplir nos obligations (pré)contractuelles, sur la base de votre consentement, sur la base d'une obligation légale ou sur la base de nos intérêts légitimes. Sous réserve d'autorisations légales ou contractuelles, nous traitons ou transférons des données personnelles dans un pays tiers uniquement si les conditions préalables particulières de l'art. 44 et suivants du RGPD sont respectées. Cela signifie que le traitement est effectué, par exemple, sur la base de garanties spéciales, telles qu’un niveau législatif de protection des données équivalent à celui de l'UE ou le respect d'obligations contractuelles spéciales, telles les «clauses contractuelles types».

8 - INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES POUR LES UTILISATEURS DE NOS SITES INTERNET

Cookies et traceurs :

Les sites Internet d’HARTMANN utilisent des cookies afin d’assurer le bon fonctionnement et l’optimisation du site internet et des services proposés et d’établir des statistiques de fréquentation.

Les cookies de fonctionnement, installés par défaut, permettent de faciliter la navigation et améliorent la convivialité des sites Internet.

D’autres cookies et traceurs nécessitent le recueil de votre consentement avant dépôt sur votre terminal d’ordinateur.

Vous pouvez vous opposer à l’enregistrement de ces cookies en cliquant sur la fenêtre pop-up « tout refuser » ou en configurant les paramètres de votre navigateur, comme indiqué ci-dessous. L’accès à certains services et rubriques des sites pourra, dans cette hypothèse, être altéré.

Plus précisément, les cookies installés sur les sites ont pour finalité :

• de permettre le suivi des statistiques d'audience
• de suivre vos activités sur nos sites à des fins marketing et publicitaires
• de partager des pages sur vos réseaux sociaux (ex: Facebook)
• sur les sites avec login, de permettre de garder la session active
• de permettre ou faciliter la communication par voie électronique
• d’enregistrer le choix de l’acceptation des cookies

Pour plus d’informations sur la configuration des cookies et traceurs, l’utilisateur des sites Internet d’HARTMANN est invité à se rendre sur la page dédiée: https://www.hartmann.fr/portail/informations/vie-privee-et-cookies.htm

9 - DUREE DE CONSERVATION DES DONNEES

HARTMANN et ses entités affiliées conserveront vos données personnelles dans un environnement sécurisé pendant la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées ou pendant la durée de conservation minimale prévue par la législation applicable notamment en matière civile et commerciale.

Certaines données personnelles peuvent être conservées par HARTMANN pour des durées plus longues exclusivement à des fins archivistiques, à des fins de recherche scientifique, historique ou à des fins statistiques.

Le tableau ci-dessous récapitule les principales durées maximales de conservation applicables, selon les finalités pour lesquelles HARTMANN peut-être amenée à traiter vos données. Ces durées peuvent faire l’objet de modification selon la législation du pays où l’entité est située.

Ces durées maximales s’appliquent sauf si vous demandez l’effacement ou la cessation d’utilisation de vos données avant l’expiration de ces durées, pour un motif légitime non contraire à une durée légale qui s’impose à HARTMANN.

Finalités	Durées de conservation
Gestion des clients, de la relation commerciale, des commandes, de la livraison et facturation, du compte client, envoi de communication commerciale	3 ans à compter de la fin de la relation commerciale ou du dernier contact initié par le client
Gestion et historisation de la facturation et comptabilité	10 ans
Gestion des prospects, des opérations de prospection et de promotion des produits et services, envoi de communication commerciale	3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact initié par le client
Données relatives aux cartes bancaires	En base active: suppression une fois la transaction réalisée, c’est-à-dire dès son paiement effectif. En base intermédiaire : 13 mois à compter de la validation du paiement (Article L.133-24 du code de commerce)
Mesure d’audience et personnalisation des sites Internet, et des applications mobiles, gestion des cookies	13 mois
Lutte contre la fraude	6 mois

10 - VOS DROITS

Conformément au Règlement (UE) 2016/679 sur la protection des données personnelles, vous disposez du droit de demander à HARTMANN et ses entités affiliées, responsables de traitement, l'accès aux données à caractère personnel vous concernant, la rectification, l'effacement de celles-ci (droit à l’oubli), la limitation du traitement de vos données personnelles et du droit à la portabilité de ces données.

Pour des motifs légitimes, vous pouvez également vous opposer au traitement des données vous concernant.Pour vous opposer ultérieurement à la réception des communications à caractère commerciale et publicitaire, vous pouvez :

• Pour l’email, en cliquant sur le lien de désabonnement prévu dans chaque email.
• Pour le sms, en envoyant un stop SMS au numéro indiqué dans celui-ci.

Vous disposez également de droits complémentaires prévus par la législation nationale, tels que les directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre décès.

HARTMANN est dotée d’un Délégué à la Protection des Données (DPO) que vous pouvez contacter en cas de difficulté.

Pour exercer vos droits, vous pouvez vous adresser par :

• Courrier postal au Délégué à la protection des données : PAUL HARTMANN SAS Châtenois 67607 SELESTAT CEDEX France
• Courriel électronique à l’adresse elodie.schoepfer@hartmann.fr

Dans le cadre de ces demandes et afin d’éviter les usurpations d’identité, nous vous prions de joindre un justificatif d’identité en cours de validité.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits sur vos données personnelles ne sont pas respectées, vous pouvez adresser une réclamation à l’autorité de contrôle compétente en matière de protection des données (CNIL pour la France).

11 - MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE DE CONFIDENTIALITE

En cas de modification de la présente Politique par HARTMANN ou si la loi l’exige, elle sera publiée sur nos sites et sera effective dès sa publication. Par conséquent, nous vous invitons à vous y référer lors de chaque visite afin de prendre connaissance de sa dernière version disponible en permanence sur nos sites Internet.

Date de modification : 09/03/2022

Ref : EL09032022